Correo Electrónico en la Oficina

En este artículo refrescaremos conceptos y les daré recomendaciones básicas para el buen uso de nuestra cuenta de correo en la oficina (Dominio Privado).

CORREO ELECTRONICO
El correo electrónico o e-mail es la herramienta que nos sirve para enviar y recibir correos por el internet. Una cuenta de correo está compuesta de dos partes separadas por el signo @ (arroba). La primera parte es el usuario y la segunda parte, es el nombre del Dominio.
Ej. Jc_alvarado@yahoo.com dominio público
Jc_alvarado@artefacta.com dominio privado.

Correos Web.- Son los correos de Dominios Públicos tales como Yahoo, Hotmail, AOL, Google y otros cuantos más, existentes en el Internet.
No necesitan configuración, son gratuitos, pueden consultarse desde cualquier computadora con acceso a internet y son más difíciles de infectar de viruses ya que los correos radican en los servidores de estos dominios. Su desventaja radica en la capacidad de alojamiento de correos y su lentitud.

Correos POP.- Son los correos de Dominios Privados, estos pueden ser los de la Empresa donde labora o las cuentas que nos dan los Proveedores de internet.
Los correos se descargan a nuestra computadora por lo tanto son alojados en ella. La capacidad de alojamiento de correos es ilimitada, sólo depende de la capacidad de la computadora. Son más rápidos.

BUEN USO DEL CORREO EN LA OFICINA

El correo electrónico en la oficina es considerado como una herramienta de trabajo, por lo tanto no debe ser usado para asuntos personales de toda índole.

Redacción de un Correo

• Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente.
  "Para": Es el destinatario principal. Persona a quien se le envía el correo.
  "CC": Personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo.
  "CCO": Destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. No es ético.


• Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Importante para el destinatario del mensaje ya que será mucho más fácil decidir cuáles son importantes para poder clasificarlos con facilidad, por ejemplo:
  “Asunto”: Proyecto Rp3, Reunión Implantación.

• No escriba mensajes irrelevantes, o las personas tenderán a ignorar sus mensajes.


• Sea conciso en sus mensajes. Comunicaciones tipo “telegráficas”, para evitar el congestionamiento de la red y el mal uso del tiempo del personal. Si necesita enviar mucha información se debe insertarla como un Documento Adjunto.


• Revise el mensaje antes de enviarlo. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Trate de corregir los errores tipográficos u ortográficos. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.


• No escribir un mensaje cuando experimenta una emoción fuerte, sea de coraje o alegría. Los mensajes escritos tienden a amplificar la percepción de emociones y sentimientos en el contenido.


• Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.


• No se debe incluir secretos o información sensible. Asuma que lo que envía puede ser visto por otras personas.


• No acostumbre a incluir en sus mensajes frases como “Espero su pronta respuesta” porque puede resultar ofensivo para quien lo recibe. Se puede interpretar como que usted indica que él no acostumbra a responder con prontitud.
  

Envío de Correo

• No envíe cadenas innecesarias de mensajes. Ya que ocupan espacio y ancho de banda innecesario en la red.


• Verifique el tamaño de los archivos Adjuntos antes de enviarlo. Considere usar formatos compactos o comprimirlo para que ocupe menos espacio. Si lo va a enviar a muchas personas considere colocar el archivo en un Servidor y enviar un enlace (link) al mismo en lugar del documento. Con esto ahorrará espacio de almacenamiento y ancho de banda.

• No poner Adornos, imágenes de fondo (backgrounds) aumentan el tamaño del mensaje y en algunos casos aparecen (erróneamente) como documentos adjuntos.
  
• Sólo se deben marcar como urgentes los correos que realmente lo son.


• No contestar con copia a todas las personas que recibieron el mensaje (reply all) si la contestación va dirigida sólo a una persona.
  
• No alargue las discusiones innecesariamente. Si un asunto concluyó no lo continúe.


• Conteste los mensajes importantes para que el remitente no se quede con la duda de si usted lo leyó o no.
  

Recibir un Correo

• NO ABRIR CORREOS DE REMITENTES DESCONOCIDOS. Al abrirlo puede estar aceptando el ataque de algún Malware (virus, spyware etc etc)


• Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Cree carpetas por temas, de esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate.


• Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos, sus correos están guardados en su computadora. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.


• Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.

Otras Recomendaciones

No se debe Suscribir a sitios del Internet utilizando las Cuentas de Correos de la Empresa. El uso de la cuenta de correo de la empresa es exclusivo para envío de comunicaciones del ámbito laboral, al hacerlo en sitios desconocidos o inseguros del internet, contribuye a que el Dominio de la empresa sea atacado por Malwares, ocasionando en la mayoría de los casos, que el Dominio de la empresa caiga en alguna Lista Negra.

El uso del e-mail es personal y sus claves confidenciales. Por ningún concepto se puede entrar a revisar la información dirigida a otra persona.

EL departamento de Recursos Humanos de la empresa debería ser el único responsable de enviar los nombres de las personas al departamento de Seguridad Informática para que se les de alta o baja según su ingreso o salida de la empresa.

Listas Negras

Una lista negra o black list es una lista donde se registran las direcciones IPs (Dominios) que generan Spam de forma voluntaria o involuntaria.

Spam

Correo basura, correos no solicitados, generalmente se tratan de publicidad de productos.